Fredrik och Per på Reklambyrån Ingrid:gopa såg möjligheter men också en rad hinder längs vägen för att nå sina strategiska mål med företaget.

Som många andra företag så har Reklambyrån Ingrid:gopa en stilla ambition att växa som organisation. I de trivsamt inredda kontorslokalerna är det ofta febril aktivitet bland skrivbord och datorskärmar. Ett vanligt förfarande är att Ingrid:gopa anlitas som extern marknadsavdelning. Affärsidén har sedan starten varit att hjälpa företag med strategiskt och långsiktigt varumärkesbyggnation genom digitala kanaler, såsom hemsidor och redaktionell marknadsföring på sociala media primärt.

– Vi är huvudsakligen tjänsteorienterade och jobbade tidigare mycket på frihand med ett hjärtligt engagemang i kundprojekten från dag ett, men allt eftersom vi vuxit, och uppdragen med oss och våra kunder, har krav och ansvar ökat momentalt berättar Fredrik Pommer Adler, creative director på byrån. Det har inneburit att vi skapat rutiner, instruktioner och egenkontroller för våra projekt och aktiviteter. Det skiljer egentligen inte så mycket från hur ingenjörer jobbar i en konstruktionsprocess.

Från att ha varit en enmans show med Fredrik i spetsen, så började verksamheten sakta att växa och fler stolar och datorer köptes in för att täcka behovet för att ha fler kollegor.

En liten felaktig myt är att struktur och organisation skulle ha en negativ inverkan på en kreativ verksamhet, det är snarare tvärt om, det skapar styrka och trygghet i skapandet. / Per Lindevall, byråchef

– För att se vilka brister vi hade så råddes vi att skapa ärende av våra avvikelser, allt skulle dokumenteras och kategoriseras så vi kunde få en tydlig överblick var i vår verksamhet det fanns utrymme för förbättring, berättar Per Lindevall. När jag anställdes som byråchef så var mitt första uppdrag att hitta förbättringspunkter och då behövdes ett verktyg. Jag minns inte exakt men jag tror att jag sökte på avvikelsehantering eller något liknade och  jag hittade BackOffice Webbtjänster. Nu har vi en spännande historia i systemet, vi har både lärt oss rent praktiskt hur man hanterar avvikelser, skapar ärenden för åtgärder och förbättringar. Vi har även arbetat fram en metod och rutin för utveckling av våra processer, som vuxit fram ur våra avvikelser.

Reklambyrån Ingrid:gopa har som mål att under 2023 kunna ISO-certifiera sig både inom kvalité och miljö. Genom BackOffice Webbtjänster och det jobb vi hitintills lagt ner så har vi mer eller mindre allt på plats, vi har ritat processkartor, skapat standarder för våra genomförande och även hunnit utvecklas ett par steg eller två.