Version 2022-05-16
Dessa allmänna bestämmelser är avsedda att tillämpas för tjänsten BackOffice Webbtjänster.
Dessa allmänna bestämmelser utgör bilaga till av parterna träffat ”Beställningsblankett BackOffice Webbtjänster”. Beställningsblanketten benämns nedan Avtalet. Om det i Avtalet förekommer motstridiga uppgifter har de av parterna upprättade delarna av Avtalet företräde framför dessa allmänna bestämmelser.
Tjänstens omfattning
Avtalet omfattar BackOffice Webbtjänster som är en webbaserad tjänst att hantera arbetsuppgifter för ledningssystem inom kvalitet, miljö och- arbetsmiljö och därtill vanligt förekommande arbeten.
Avtalsparter
Kunden framgår av upprättat Avtal. Leverantör av tjänsten är BackOffice Webbtjänster Sweden AB Org.nr. 556680-9827. Vid händelse av att någon av parterna blir föremål för överlåtelse eller liknande så partsförhållandet förändras skall detta så snart det är möjligt informeras till motpart.
Kostnader
Kostnader för tjänsten framgår av upprättat Avtal i samband med beställande och igångsättande av Tjänsten. Då BackOffice Webbtjänster är utformat för att kunna följa kundernas behov kan beställningen och därmed kostnaden komma att förändras över tid. Vid ökning alternativt minskning av Tjänsten skall detta beställas respektive avbeställas genom e-post eller skriftligt brev. Den sist betalda fakturan anses vara den som bekräftar gällande beställning om ingen annan skriftlig överenskommelse finns att tillgå.
Fakturering
Debitering av Tjänsten sker kvartalsvis i förskott, betalningsvillkor 30 dagar netto. Vid faktureringsintervall under 3 månader utgår faktureringskostnad om 100:- / faktura.
Samtliga priser är angivna exklusive moms.
Uppsägning av tjänster
Avtalet är ett tillsvidareavtal med 6 månaders uppsägning från närmast kommande månadsskifte då uppsägning inkommit. Uppsägning skall ske skriftligen via post eller e-post.
Förändring av beställda tjänster
Vid förändring av pågående avtal avseende utökningen eller neddragning av de tjänster som finns inom BackOffice Webbtjänster justeras detta på närmast efterföljande fakturering. Vid förändring som avser neddragning sker ingen justering om Avtalet avslutas inom 6 månader från det att förändring inkommit.
Vid avtalets upphörande
I samband med upphörande av tjänsten åligger det kunden att på eget initiativ, själva exportera eget innehåll i BackOffice Webbtjänster via den inbyggda funktion som finns i BackOffice Webbtjänster. Access till denna funktion har de konton som kunden själva valt att ge så kallad admin behörighet. Observera att export måste ske innan tjänsten upphör. Normalt sparas data upp till ett år efter tjänstens avslutande. Önskas tidigare radering får kunden meddela detta.
Anpassningar och utveckling av tjänsten
Vid önskemål av anpassning av Tjänsten står kunden för dessa kostnader såvida inte önskemål redan finns med i planerade kommande uppdateringar. I de fall Kunden önskar anpassningar skall alltid särskild överenskommelse träffas för respektive anpassning. Observera att anpassningar blir tillgängliga för samtliga kunder till BackOffice Webbtjänster. I de fall kundens önskemål bedöms vara unika för kunden och ej kan implementeras i den ordinarie Tjänsten tillåts leverantören i eget beslut neka anpassningen.
Service och underhåll
Löpande uppdateringar och förbättringar av Tjänsten ingår i Avtalet.
GDPR
Tjänsten omfattas av inom definition för behandling av personuppgifter där ordet ”lagring” förekommer. All annan behandling sker av kunden. BackOffice Webbtjänster tillhandahåller endast en tjänst.
I detta utgör kunden parten som Personuppgiftsansvarig och leverantören parten som Personuppgiftsbiträde.
Dessa allmänna bestämmelser tillsammans med Avtalet utgör Personuppgiftsbiträdesavtal mellan parterna.
Föremålet för behandlingen är:
Tjänsten BackOffice Webbtjänster för att hantera ledningssystem inom kvalitet, miljö, arbetsmiljö och därtill tillhörande arbetsuppgifter.
Kategorier av registrerade som berörs av behandlingen är:
Anställda, kunder och leverantörer.
Typer av personuppgifter som kan förekomma inom ramen för personuppgiftsbehandlingen är:
Namn, mail och telefonnummer
Ändamålet med behandlingen är:
För att kunna hantera och logga ärenden inom rubricering ovan.
Behandlingens art är:
Känsliga personuppgifter förekommer inte
BackOffice Webbtjänster använder underleverantör för systemutveckling av tjänsten. I detta partsförhållande utgör underleverantören rollen som underbiträde. Underleverantören har i särskilt upprättat sekretessavtal förutom frågor som rör sekretess intygat att man förstår och efterlever de legala krav som ställs på dem i sin roll som underbiträde.
Lagrade uppgifter lämnas ej ut till annan part om inte skriftligt godkännande skett.
Vid uppkommen incident rörande kundens data skall detta omgående rapporteras till kund.
Tekniska uppgifter.
BackOffice Webbtjänster är utvecklad för i första hand webbläsaren Chrome för att full funktionalitet skall uppnås. Vid användning av andra webbläsare kan BackOffice Webbtjänster ej garantera full funktionalitet.
Samtliga uppgifter som lagras i tjänsten lagras i för tjänsten gemensam databasmiljö. Kunderna är dock åtskilda via sitt unika namn enligt Avtalet.
Serverplats för Tjänsten hyrs av tredje part. Serverplacering sker inom EU.
All data lagras på speglade miljöer och säkerhetskopiering sker en gång per dygn i av tredje part tillhandahållen funktion. Export av egna data kan kund på eget initiativ/arbete utföra via inbyggt funktion i BackOffice Webbtjänster.
All data lagras bakom behörighetssystem. Överföring av data sker krypterat.
Behörighetssystem för tjänsten är uppbyggt så att endast den enskilde användaren kan administrera dessa uppgifter. Den unika kopplingen till konto och person utgörs av registrerad e-postadress.
Vid behov av radering av uppgifter eller så kallad ”maskering” för att behålla statistikunderlag tillhandahåller leverantören detta via supportärende eller automatisk funktion.
Force majeure
Om part förhindras fullgöra sina åtaganden enligt Avtalet på grund av omständighet som part inte kunnat råda över såsom blixtnedslag, arbetskonflikt, eldsvåda, naturkatastrof, ändrad myndighetsbestämmelse, myndighetsingripande samt fel eller försening i tjänster från underleverantör på grund av omständigheter som här angivits, ska detta utgöra befrielsegrund från skadestånd och andra eventuella påföljder.
Tvist med annan part
Innan part inleder förhandling, ingår förlikning eller träffar avtal eller förbinder sig till annan förpliktelse gentemot registrerad, annan tredje man eller myndighet/domstol, ska parten informera den andra parten härom och ge denne möjlighet att biträda parten eller på annat lämpligt sätt tillvarata sina rättigheter
Tvisteförfarande
Tvist avseende dessa allmänna bestämmelser och Avtalet skall i första hand lösas mellan parterna. Går ej detta skall det avgöras vid tingsrätten i Vänersborg enligt svensk lag.