FAQ - Grunder och detaljer i ledningssystem

Vår rådgivare och konsulter har sammanfattat vanliga frågor och svar kring ledningssystem och verksamhetsutveckling.

Frågor och Svar är sorterade efter BackOffice Webbtjänster generellt och moduler

Om BackOffice Webbtjänster

För er som ingår i en koncern, ja självklart finns stöd för detta. Sätt era rutiner i moderbolaget, dela ut dessa till underbolag/avdelningar i koncernen. Med några klick så har ni full styrning i alla bolag/organisationer. Har ni dessutom abonnerat på de olika modulerna inom BoWebb får ni all statistik från hela koncernen sammanfattad i moderbolaget. Ett oerhört starkt underlag inför beslut om förbättringar inom hela er verksamhet.

Ja, BackOffice Webbtjänster tillhandahåller en versionshantering om användaren själv markerar att man vill ha en ny version, samt funktioner för att automatiskt öppna och redigera Office dokument som ligger i systemet. Det gäller både processkartor skapade i Processer och Flöden, samt uppladdade dokument.

Ja absolut. BackOffice Webbtjänster innehåller funktioner för det som våra kunder de senaste 20 åren velat ha IT stöd för att kunna hantera.
Systemet är anpassat för hantering av ledningssyetm för kvalitet, miljö- och arbetsmiljö.

Ja självklart kan man det. Hantering av händelser finns för tillbud, incidenter och olyckor. Man genomför också skyddsronder och/eller analyser där systemet automatiskt skapar åtgärdsärenden eftr utför riskbedömning. Allt inom arbetsmiljön på ett ställe.

Kvalité och Miljö

Den av många uppskattade funktionen för att ta hand om bindande krav, alltså att man skall hålla reda på vilka lagar och krav man berörs av ingår också i modulen för Kvalitet och Miljö.

Här finns funktioner för påminnelser till de som ansvarar för att lagar följs om en lag uppdateras/ändras.  Kvittensfunktion hos dessa ansvariga finns att man ”kvitterat” att man tagit emot informationen så inget faller bort.

Självklart finns utrymme att notera hur efterlevnaden och tillämpningen går till. Samma gäller för efterlevnadskontrollen, uppföljning av efterlevnaden registreras så ni kan visa att den genomförts och att ni har kontroll över era bindande krav.

Hanteringen av bindande krav är en av de mest komplexa uppgifterna om man är certifierad för kvalitet & miljö. Med vårt IT stöd kommer ni igenom detta på ett bra och enkelt sätt.

En avvikelse är när något inte blir som det var tänkt. En avvikelse kan vara ett enklare produktionsfel, eller en glömd faktura som inte betalts. Genom att rapportera avvikelser skapar man en förbättring då avvikelsen utreds kring varför och vad gör vi för att det inte skall hända igen.vEn avvikelse har alltid en orsak, och den orsaken skall uppmärksammas och åtgärdas med förbättrade rutiner eller information.

BackOffice Webbtjänster har en genomtänkt och lättanvänd applikation för att anmäla och rapportera händelser i verksamheten. Både i skrivbord och mobilappen kan du enkelt logga in och rapportera avvikelser som sedan hanteras av ansvariga i verksamheten.

Register för Mätdon har nu uppdaterats till ”Bevakning” vilket innebär att man förutom mätdon som vi haft tidigare också kan hantera en generell bevakning samt Tillstånd. I bevakning ingår att man får en påminnelse via mail om man aktiverat att det skall ske. 

Processer och Flöden

En processkartläggning kan vara första steget när man skall bygga en ledningssystem i en befintlig verksamhet. Så noga som möjligt och som det krävs så ser man över hur flödet av information och produkter hanteras genom verksamheten. Målet är att säkerställa att man hittar en standard för all hantering, samt att man kan kvalitessäkra leveranserna genom rutiner och kontroller. Man kan antingen skapa listor som beskriver flödet eller rita processkartor som på ett pedagogiskt sätt visualiserar flöden och beslutsvägar.

Med modulen Processer och Flöden kan ni enkelt skapa processkartor och rita upp flödet i er verksamhet. Ni kan sedan länka kartor tillvarandra så användare enkelt kan klicka sig vidare i era ”flöden”. Det går även att länka in dokument i processkartorna, till exempel instruktioner eller kvalitéskontroller.

Ja, BackOffice Webbtjänster tillhandahåller en versionshantering om användaren själv markerar att man vill ha en ny version, samt funktioner för att automatiskt öppna och redigera Office dokument som ligger i systemet. Det gäller både processkartor skapade i Processer och Flöden, samt uppladdade dokument.

Självklart kan man i Processer & Flöden länka kartorna till varandra vilket är vad man ska göra. Användarna skall på ett enkelt sätt kunna klicka sig fram till den information man söker. T.ex. om man söker information om hur jag gör ett inköp så skall man i huvudprocesskartan (Startkartan) kunna klicka på inköp. När man sedan kommer till inköp ser man hur den processen går till. På lämpliga delar kan ni sedan koppla in eventuella blanketter och dokument som stöder ett inköp, dessa kan användaren öppna och använda.

 

Systematiskt Arbetsmiljöarbete

Den av många uppskattade funktionen för att ta hand om bindande krav, alltså att man skall hålla reda på vilka lagar och krav man berörs av ingår också i modulen för Kvalitet och Miljö.

Här finns funktioner för påminnelser till de som ansvarar för att lagar följs om en lag uppdateras/ändras.  Kvittensfunktion hos dessa ansvariga finns att man ”kvitterat” att man tagit emot informationen så inget faller bort.

Självklart finns utrymme att notera hur efterlevnaden och tillämpningen går till. Samma gäller för efterlevnadskontrollen, uppföljning av efterlevnaden registreras så ni kan visa att den genomförts och att ni har kontroll över era bindande krav.

Hanteringen av bindande krav är en av de mest komplexa uppgifterna om man är certifierad för kvalitet & miljö. Med vårt IT stöd kommer ni igenom detta på ett bra och enkelt sätt.

Ja självklart kan man det. Hantering av händelser finns för tillbud, incidenter och olyckor. Man genomför också skyddsronder och/eller analyser där systemet automatiskt skapar åtgärdsärenden eftr utför riskbedömning. Allt inom arbetsmiljön på ett ställe.

Anmälaren

En avvikelse är när något inte blir som det var tänkt. En avvikelse kan vara ett enklare produktionsfel, eller en glömd faktura som inte betalts. Genom att rapportera avvikelser skapar man en förbättring då avvikelsen utreds kring varför och vad gör vi för att det inte skall hända igen.vEn avvikelse har alltid en orsak, och den orsaken skall uppmärksammas och åtgärdas med förbättrade rutiner eller information.

Samtliga aktiviteter i ett projekt är den typ av ärenden som finns inom hela BackOffice Webbtjänster. (Förutsatt att man abonnerar på hela eller aktuella delar av applikationen). Resultatet blir att om man i företaget/organisationen jobbar med BackOffice Webbtjänster och registrerar det som händelser och märker det med projekt samlas alla ärenden på ett ställe. Det ger ledningen en god överblick av vad som sker i verksamheten.

Javisst. Vi tillhandahåller egen Webbapp som ni laddar ner från vår inloggningssida.

I Appen kan ni enkelt rapportera in alla typer av händelser och samtidigt ta ett eller flera foto på det som hänt. Allt hamnar sedan i inkorgen i anmälaren för vidare hantering. Inrapporterad information inklusive tagna fotografier förljer sedan med i ärendena hela vägen.

Projekthanteraren

Samtliga aktiviteter i ett projekt är den typ av ärenden som finns inom hela BackOffice Webbtjänster. (Förutsatt att man abonnerar på hela eller aktuella delar av applikationen). Resultatet blir att om man i företaget/organisationen jobbar med BackOffice Webbtjänster och registrerar det som händelser och märker det med projekt samlas alla ärenden på ett ställe. Det ger ledningen en god överblick av vad som sker i verksamheten.

Systematiskt Brandskyddsarbte

Det går enkelt att registrera flera fastigheter och handlägga dem varför sig.