Processer
och flöden

Här bygger ni enkelt ert ledningssystem. Det ingår en startmall som man kan utgå i från.

Köp modul

Visa det du tänker.

Med modulen Processer & Flöden bygger ni upp ert ledningssystem. Dåtidens tättskrivna dokument är för länge sedan passé. Nu ritas ledningssystem i enkla övergripande huvudprocesser och flöden där man snabb ser hur allt hänger samman.

Till flöden kopplar man sedan in eventuella arbetsdokument eller fördjupad information där det efter behov behövs. I framtiden läser vi bara ingressen, vill vi veta mer så klickar vi. Samma devis gäller i BackOffice Webbtjänster, nå rätt information med några få klick. Enkelt och snabbt utan lösa lappar, pärmar och gigantiska mappar på hårddisken som ingen hittar i.

I ett modernt gränssnitt ritar ni upp era processer och flöden snabbt och enkelt. När ni klickar på spara så är det publicerat och har redan nått era medarbetare. Har ni inkopplade dokument så kan ni enkelt uppdatera dessa och i samma sekund som ni klickat på spara är dom tillgängliga för alla.
BackOffice Webbtjänster har förstås versionshantering om det skulle behövas samt funktioner för att automatiskt öppna och redigera Office dokument som ligger i systemet.

Processer & Flöden levereras med en startkarta som ni kan ha som utgångspunkt och startkarta för ert ledningssystem.

Viktiga uttryck och funktioner.

  • Processkartor
  • Flöden
  • Alla är med
  • Hitta det du söker med några klick
  • Enkelhet
  • Inga lösa lappar och pärmar
  • Ingen gigantisk hårddisk med mappsystem som ingen hittar i
  • Versionshantering
  • Koppla in dokument där det behövs
  • Koppla in länkar till andra sidor på webben
  • Säkerhet
  • Ingen IT avdelning behövs

Kvalité & Miljö

Framgång bygger på fakta. Här hanteras vardagsuppgifter som hör ihop med ett proaktivt kvalite och miljöarbete. På köpet från ni all fakta.

Köp modul

Översikt och uppdaterad information i realtid är ovärderligt.

Kärnan i ett fungerande kvalité- och miljöledningssystem är att det används och är tillgängligt i den löpande verksamheten på företaget eller organisationen.
”Skit in blir skit ut…” Det gäller att man i sin vardag jobbar i sitt ledningssystem och inte dagarna före en revision eller liknande. Framgång bygger på faktabaserade beslut vilket i praktiken innebär att man hämtar beslutsunderlag från sina effektiva system.

I modulen Kvalitet & Miljö hanterar ni det mesta som våra kunder genom åren upplevts som besvärligt att greppa och framförallt få till ett enkelt och naturligt arbetssätt. BackOffice Webbtjänsters funktioner kommer från vår egna erfarenhet av att hjälpt företag i över 20 år med att bygga och implementera management och ledningssystem hos våra kunder, det är inget påhitt från ett skrivbord. Exempel på funktioner är en integrerad avvikelsehantering som skiljer ut reklamationer och leverantörsavvikelser som ni sedan får med i ett faktabaserat arbete.

Viktiga uttryck och funktioner.

  • För uppgifter som inte kopplar till ett ärende skapar ni attgöra som enkelt kan följas upp så saker och ting blir gjort, inget faller i glömska.
  • Avvikelsehantering med kategorisering
  • Leverantörshantering med funktion för årlig genomgång och uppföljning av avvikelser
  • Kundreklamationer med spårbarhet mot kund
  • Kemikaliehantering med förbrukningsstatistik, egenskaper, dokumentation och koppling till säkerhetsdatablad
  • Övriga förbrukningar med förbrukningsstatistik, dokumentation.
  • Funktion för hantering av miljöaspekter med integration mot egen laglista
  • Avfallsregister med statistik för volymer, sorteringsinformation, transportinformation för check mot krav och transportdokument.
  • Register för hantering av mätdon, kalibreringsbevakning med tillhörande dokumentation, larm vid icke giltig kalibrering
  • Register för hantering av lagar och andra krav. Automatisk internkommunikation vid uppdateringar, kvittering av mottagen uppdatering, dokumentation av kontroll efterlevnad, funktioner för återkommande kontroll av laglistan.
  • Webbaserat enkätverktyg, ta enkelt reda på vad era kunder, intressenter och samarbetspartner tycker.
  • Dokumenthantering på ärendenivå, spara bilder och protokoll kopplat till ärenden.
  • Skapa effektivt sammanställningar som ligger till grund för faktabaserade beslut.
  • E-postfunktioner. Skicka kopia av ett ärende till kund, leverantör, intressent eller liknande.
  • Exportfunktioner av utskrifter och rapporter.
  • Driv era möten med BackOffice Webbtjänster online. Gå igenom status för era ärenden snabbt och enkelt, inga förberedelser krävs.
  • Påminnelsefunktioner på ärendenivå.

Risker & Förbättringar

Modulen hjälper er att organisera, hantera och behandla förbättringsförlag, risker och problem på ett enkelt och strukturerat sätt.

Köp modul

Belys risker, problem och lös dom.

För att kunna bli effektivare och utveckla måste man ständigt arbeta med verksamhetens risker, problem och framförallt våra utvecklingsmöjligheter. Förstärk möjligheter och det som fungerar bra.

Tricket är att förekomma då det inte är så trevligt att förekommas. För att kunna skapa förståelse och engagemang måste man visa vägen och ta hjälp av effektiva system. I BackOffice Webbtjänsters modul för Risker & Förbättringsarbete skapar ni upp ärenden för risker och förbättringsmöjligheter var för sig för att sedan hantera, utmana och lösa risker innan det uppstår och förbättrar snabbare än vad som förväntas av er.

Skapa engagemang och mersmak gör ni genom att visa resultat och berömma. Genom att hantera era ärenden med risker och förbättringar i verktyget BackOffice Webbtjänster kan ni enkelt sammanfatta och visa vad ni gjort.

Tillsammans med vår modul Anmälaren får man och ett kraftfullt och enkelt verktyg där man rapporterar in händelser och möjligheter som skall tas om hand. Den som rapporterar in får dessutom automatisk återkoppling vad som hänt med ärendet. Här finns också appar för smartphones där man med några enkla klick rapporterar in med text och bild som man tar med mobilens kamera.

Integrationen mellan Anmälaren och BackOffice Webbtjänster övriga moduler skapar intresse och engagemang- på riktigt.

Viktiga uttryck och funktioner.

  • Hantering av risker och problem
  • Hantering av förbättringsförslag
  • För uppgifter som inte kopplar till ett ärende skapar ni attgöra som enkelt kan följas upp så saker och ting blir gjort, inget faller i glömska.
  • Genomför era ärenden inom risker och förbättringar med inbyggt metodstöd
  • Inget faller i glömska
  • Följ upp och engagera era medarbetare
  • Dokumenthantering på ärendenivå, spara bilder och protokoll kopplat till ärenden.
  • Skapa effektivt sammanställningar som ligger till grund för faktabaserade beslut.
  • E-postfunktioner. Skicka kopia av ett ärende till kund, leverantör, intressent eller liknande.
  • Exportfunktioner av utskrifter och rapporter.
  • Driv era möten med BackOffice Webbtjänster online. Gå igenom status för era ärenden snabbt och enkelt, inga förberedelser krävs.
  • Påminnelsefunktioner på ärendenivå.

Systematiskt arbetsmiljö-
arbete

Denna modul underlättar hanteringen av det praktiska för vad som som gäller hur det systematiskt arbetsmiljöarbetet går till.

Köp modul

SAM – Systematiskt arbetsmiljöarbete

Det är inte krångligare än man gör det.

Denna modul hjälper er att följa de lagar och regler som styr hur ett systematiskt arbetsmiljöarbete måste gå till. Arbetsmiljökraven är inget man förhandlar om, det gäller alla som driver företag och verksamheter. Tricket med att få det på plats är kunskap och smarta arbetssätt som integreras i vardagsarbetet. Kopplar man sedan på effektiva verktyg som hjälper till då blir det ”på riktigt”.

I BackOffice Webbtjänster modul för Systematiskt Arbetsmiljöarbete (SAM) finns funktioner för registrering av händelser, utredning, åtgärder, analys/skyddsronder m.m. Det inbyggda metodstödet för hur man skall göra vid hantering av ärenden/åtgärder eller liknande gör att du inte behöver ha tunga instruktioner som förklarar. Dock behöver man förstås en form av grundläggande kunskap kring hur det skall hanteras vilket man till viss del får genom det inbyggda metodstödet.

Viktiga uttryck och funktioner.

  • Hantering av:
    • Tillbud
    • Incidenter
    • Olyckor
    • Analyser och skyddsronder
    • Åtgärder
  • Medarbetarenkäter via webben
  • Riskbedömning finns men används aldrig av våra kunder, man åtgärdar helt enkelt de risker som identifieras.
  • För uppgifter som inte kopplar till ett ärende skapar ni attgöra som enkelt kan följas upp så saker och ting blir gjort, inget faller i glömska.
  • Inget faller i glömska
  • Följ upp och engagera era medarbetare
  • Dokumenthantering på ärendenivå, spara bilder och protokoll kopplat till ärenden.
  • Skapa effektivt sammanställningar som ligger till grund för faktabaserade beslut.
  • E-postfunktioner. Skicka kopia av ett ärende till kund, leverantör, intressent eller liknande.
  • Exportfunktioner av utskrifter och rapporter.
  • Driv era möten med BackOffice Webbtjänster online. Gå igenom status för era ärenden snabbt och enkelt, inga förberedelser krävs.
  • Påminnelsefunktioner på ärendenivå.

Anmälaren

Alla ska med. Med modulen Anmälaren kan alla medarbetare bidra till utveckling genom att rapportera in avvikelser och förbättringsförslag.

Köp modul

Från noll till fel på under en minut.

När någonting utanför ramarna sker på företaget så bör det rimligen rapporteras in och tas om hand. Gäller det arbetsmiljö så är det ett lagkrav, är ni kvalitets och miljöcertifierade är det ett krav. Dessutom ställer det flesta kunder som minimumkrav att man skall fånga upp sådant som går fel i syfte att kunna förbättra.

Detta kan kännas självklart, men om det är omständigt och medför onödiga steg innan man kan påbörja och avsluta en anmälan så medför det att man väljer att låta bli många gånger.

Detta har vi tagit hänsyn till när vi utvecklat modulen och appen för Anmälaren, och vi jobbar ständigt med att förenkla tjänsten.

Med några få steg – Klick – Klick -Klick är det klart och ligger i inkorgen hos den som samordnar kvalitet, miljö och arbetsmiljöarbetet. Dessutom finns det med ett foto på vad som hänt om man använt appen för Smartphones.

ENGAGEMANG
Hur får man sina medarbetar att bli engagerade och rapportera in händelser och möjligheter, jo genom att erbjuda smarta och moderna arbetssätt samt att hela tiden tala om vad som händer och vad man uppnår. Den som rapporterar in får dessutom automatisk återkoppling vad som hänt med ärendet.

Integrationen mellan Anmälaren och BackOffice Webbtjänster övriga moduler skapar intresse och engagemang- på riktigt.

Viktiga uttryck och funktioner.

  • Rapportera in avvikelser
  • Lämna förbättringsförslag
  • Uppmärksamma problem och risker som finns
  • Rapportera in olyckor, incidenter och tillbud
  • Anmäla risker för ohälsa som upptäcks innan något händer
  • Inget faller i glömska
  • Följ upp och engagera era medarbetare
  • Hantering på ärendenivå, spara bilder och protokoll kopplat till ärenden.
  • Skapa effektivt sammanställningar som ligger till grund för faktabaserade beslut.
  • E-postfunktioner. Skicka kopia av ett ärende till kund, leverantör, intressent eller liknande.
  • Exportfunktioner av utskrifter och rapporter.
  • Driv era möten med BackOffice Webbtjänster online. Gå igenom status för era ärenden snabbt och enkelt, inga förberedelser krävs.

Projekt-
hanteraren

Ta kontroll med ett enkelt projektverktyg och skapa en god översikt för era interna och externa projekt. Projekthanteraren tillhanda-håller handlingsplaner som nu är ett tydligt ISO krav.

Köp modul

Tag kontrollen över vad som beslutats.

Att driva projekt och handlingsplaner är isig en utmaning, dock är det förmågan att avsluta och inte starta nytt som är en av de största utmaningarna.

BackOffice projektverktyg är en lightversion för projektstyrning just för att det är vad väldigt många kunder vill ha. Samla allt på ett ställe för vad som drivs på företaget. Stäm enkelt av status på ledningsmöten var ni står, stäng innan ni startar nytt.

Med de mer tydliga kraven på handlingsplaner från nya ISO standarden har BackOffice Webbtjänsters modul för Projekt hamnar ”mitt i prick”. Här samlar vi upp alla beslutade handlingsplaner som har kraven på sig att innehålla vad som skall göras, när skall det vara klart, vem ansvarar o.s.v.

Viktiga uttryck och funktioner.

  • Projektlista, varje projekt hanteras unikt var för sig
  • Grundinformation med syfte, mål och begränsningar
  • Dagboksfunktion
  • Diskussionsforum
  • Attgöra uppgifter
  • Delmål
  • Uppmärksamma och tagga risker som finns
  • Gantt schema för alla projekt och detaljerat på projektnivå (från attgöra)
  • Utvärdera avslutat projekt för att förbättra nästa
  • Inget faller i glömska
  • Dokumenthantering, samla projektets redovisande dokument på ett ställe.
  • Export funktion
  • Driv era möten med BackOffice Webbtjänster online. Gå igenom status för era ärenden snabbt och enkelt, inga förberedelser krävs.

Systematiskt brandskydds-
arbete

Hantera Systematiskt Brandskyddsarbete med modernt IT stöd. Man tillhandahåller enkelt den dokumentation på det arbete man utfört.

Köp modul

Var alltid beredd.

Hantera systematiskt brandskyddsarbete SBA med ett modernt IT stöd.

Kraven på brandskyddsarbete är tydliga och enkla och detta tillsammans med våra kunders frågeställningar har vi tagit hänsyn till när vi utvecklat modulen SBA.

SBA uppgiften är ett arbete som skall integreras med övriga aktiviteter, dock ställer det krav på en egen redovisning, planering och åtgärder m.m. Med BackOffice Webbtjänsters modul för SBA standardiserar ni och förenklar. All krävande dokumentation som måste finnas får ni på köpet eftersom ni genomför SBA arbetet med hjlp av IT stöd.

Viktiga uttryck och funktioner.

  • Grundinformationshantering för alla fastigheter med SBA krav
  • Tillståndshantering för t.ex. svetsarbeten
  • Drift och underhåll, planera SBA ronder. Automatiska påminnelser och skapande av nya ronder.
  • Åtgärdshanterare för sådant som upptäcks vid SBA rond
  • Ärendehantering för förbättringsarbetet inom SBA
  • Tillbudshantering
  • Inget faller i glömska
  • För uppgifter som inte kopplar till ett ärende skapar ni attgöra som enkelt kan följas upp så saker och ting blir gjort, inget faller i glömska.
  • Följ upp och engagera era medarbetare
  • Dokumenthantering på ärendenivå, spara bilder och protokoll kopplat till ärenden.
  • Skapa effektivt sammanställningar som ligger till grund för faktabaserade beslut.
  • E-postfunktioner. Skicka kopia av ett ärende till kund, leverantör, intressent eller liknande.
  • Driv era möten med BackOffice Webbtjänster online. Gå igenom status för era ärenden snabbt och enkelt, inga förberedelser krävs.